Mobilne aplikacje biurowe – które wybrać?
W ostatnich latach coraz większą popularność wśród przedsiębiorców zyskują gotowe zestawy narzędzi internetowych, służące do zarządzania firmą. Proponują je zarówno najwięksi dostawcy, np. Google i Microsoft, jak i mniejsze firmy. Które z tych narzędzi wybrać? Czy rozwiązania proponowane przez internetowych gigantów są najlepsze? W poniższym artykule porównujemy cztery usługi: G Suite, Microsoft Office for Business, Dropbox i OX App Suite i sprawdzamy, która z nich będzie odpowiednia dla różnych użytkowników.
„Mobilne biura” cieszą się popularnością przede wszystkim dzięki elastyczności i wygodzie użytkowania. Pozwalają użytkownikom na dostęp do danych i narzędzi zawsze wtedy, kiedy ci tego potrzebują. Jedynym warunkiem jest posiadanie komputera lub urządzenia mobilnego z dostępem do internetu i bez przeszkód można tworzyć prezentacje, organizować telekonferencje, albo rozdzielać zadania dla swoich zespołów. Poszczególne pakiety różnią się między sobą przede wszystkim ceną, ale też zawartością i parametrami. Co kryją oferty poszczególnych dostawców?
G Suite
Pod tą nazwą znajdziemy aplikacje, z których choć raz korzystał niemal każdy z nas. W pakiecie dostajemy dostęp do Gmaila, Google Docs, Kalendarza, Google Meet i innych narzędzi przydatnych w prowadzeniu biznesu. G Suite łączy w sobie kilkanaście funkcjonalności, które zostały ułożone w kategorie: connect, access, create i control.
Żeby nie było tak wspaniale – dostęp do wszystkich dostaniemy dopiero po wykupieniu najdroższego pakietu „Enterprise”, za który zapłacimy 25 dolarów, czyli około 100 złotych miesięcznie. Tańszą opcją, za 12 dolarów (ok. 48 złotych) miesięcznie, jest pakiet „Business”. Oprócz podstawy dostaniemy w nim dostęp do prostego środowiska programistycznego oraz do usługi eDiscovery pozwalającej na szybkie przeszukiwanie naszych danych. Pod warunkiem, że z usługi korzysta minimum pięciu użytkowników, będziemy mieli też do dyspozycji nielimitowaną przestrzeń na dysku.
Najtańszy pakiet w wersji „Basic” kosztuje jedyne 6 dolarów, jednak dostajemy usługę w mocno okrojonej wersji. Za 20 złotych miesięcznie możemy korzystać głównie z tych samych usług, do których bezpłatny dostęp ma każdy użytkownik Google oraz z 30 GB przestrzeni dyskowej.
Zdecydowaną zaletą G Suite jest intuicyjna obsługa oferowanych narzędzi i dostęp do obsługi technicznej przez całą dobę. Do wad trzeba zaliczyć fakt, że edytory treści oferowane przez Google są dosyć specyficzne i wiele osób po prostu nie lubi na nich pracować. Do tego dochodzą problemy z błędami w formatowaniu podczas konwersji między programami od Google a innymi.
Microsoft Office for Business
Propozycja drugiego giganta również opiera się na dobrze znanych narzędziach: Outlook, Microsoft Word, Power Point, Excel i komunikatorze Microsoft Teams. W porównaniu z oferowanymi przez Google, programy Microsoft są zdecydowanie bardziej rozbudowane. Flagowym produktem jest tutaj Excel, który nie znalazł jeszcze godnego odpowiednika u innych producentów. Także skrzynka Outlook oferuje użytkownikowi bardziej zaawansowane możliwości zarządzania pocztą, co stanowi zdecydowaną zaletę, jeśli na nasze konto przychodzą duże ilości maili biznesowych. Na dodatek pakiet od Microsoft zapewnia swoim użytkownikom więcej przestrzeni dyskowej niż G Suite. Od razu dostajemy 1 TB miejsca na dysku i dodatkowo 50 GB na skrzynkę pocztową. Jednak żaden z trzech podstawowych pakietów nie daje użytkownikowi dostępu do nielimitowanej przestrzeni.
Jeśli chodzi o ceny, pakiety od Microsoft są tańsze od proponowanych przez Google. Za najtańszy zapłacimy już 4,20 euro miesięcznie, czyli ok. 18 złotych miesięcznie. Następnie mamy do wyboru wersję Premium za 10,50 euro (ok.46 złotych) oraz 365 Business za 16,90 euro (ok.73 złote). Niestety te ceny obowiązują, jeśli wybierzemy zobowiązanie roczne. Takie rozwiązanie czyni pakiet od Microsoft zdecydowanie mniej elastycznym niż pozostałe.
Dropbox for Bussines
Trzecia omawiana propozycja dostarczana jest przez producenta oprogramowania Dropbox, które większość z nas kojarzy przede wszystkim jako dysk do przechowywania danych w chmurze. Przygotowany przez Dropbox zestaw narzędzi biznesowych dostępny jest od 12 euro (lub 10 przy podpisaniu umowy na rok), czyli od ok. 52 lub 43 złotych za miesiąc, jeśli decydujemy się na wersję Standard. Jest to propozycja stosunkowo droga, ale już w cenie najtańszego pakietu dostajemy dosyć obszerne wyposażenie. Zaletą dropboxa jest przede wszystkim solidne zabezpieczenie posiadanych plików i różnorodne możliwości ich udostępniania lub ograniczania dostępu. Już w najtańszym pakiecie dostajemy pojemny też dysk – 3 TB oraz 120-dniowy backup danych. Dropbox udostępnia również własne narzędzia do tworzenia plików i łatwej ich integracji z programami Office.
Droższa wersja, którą dostaniemy za ok. 78 złotych przy rozliczeniu miesięcznym, lub 65 przy rozliczeniu rocznym to Dropbox Advanced. W zestawie, oprócz funkcjonalności dostępnych w pakiecie Standard, dostaniemy nielimitowany dostęp do przestrzeni dyskowej. Pozostałe udogodnienia to właściwie przeniesienie narzędzi z pakietu Standard na poziom wyżej – lepsze zabezpieczenia, bardziej komfortowa pomoc techniczna itp. Dla dużych przedsiębiorstw Dropbox przygotował pakiet Enterprise, który wyceniany jest indywidualnie i cechuje się wysoką personalizacją obsługi klienta oraz wykorzystywanych rozwiązań.
Dodatkową zaletą Dropboxa jest fakt, że jego użytkowanie możemy zacząć z minimalną liczbą trzech użytkowników, a nie jak na przykład w przypadku G Suite – pięciu. Licencje nie muszą być aktywowane równolegle, dzięki czemu możemy je „zarezerwować” na później.
OX App Suite
Rozwiązaniem nieco odmiennym od poprzednich jest OX App Suite. To bardziej platforma niż pakiet odrębnych narzędzi, a nadrzędnym celem jej twórców jest ułatwienie zarządzania zespołem i pracą przedsiębiorstwa.
W ramach OX App Suite dostaniemy dostęp do narzędzi: maila, kontaktów, kalendarza, zadań, dokumentów, dysku oraz portalu. Wszystkie dostępne są w formie widgetowych interfejsów i pozwalają na integrację różnych rodzajów oprogramowania. Na przykład dzięki OX mail połączymy kilka kont pocztowych pochodzących od różnych dostawców. Ciekawym narzędziem jest również OX Portal będący w zasadzie nieco przekształconym dashboardem użytkownika. Może nam posłużyć za platformę komunikacji z pracownikami, ale też, dzięki funkcji zaciągania tweetów i wpisów z facebooka, za źródło codziennych informacji o kliencie. Podobnie jak Dropbox, OX App Suite cechuje wysoka gwarancja poufności przechowywanych danych. Szczególnie, jeżeli zdecydujemy się na wykupienie tej usługi od krajowego dostawcy, mamy gwarancję, że dane przechowywane są na polskich serwerach, co zapewnia ich dodatkowe zabezpieczenie.
Jeśli chodzi o ceny, oprogramowanie OX App Suite wypada lepiej od poprzednich propozycji. Za miesięczne użytkowanie w wersji Basic zapłacimy 11 złotych, a za wersję Group złotych 15. Rok korzystania z tej usługi wyniesie nas odpowiednio 90 i 120 złotych[1]. Za jego wadę możemy uznać niewielką pojemność dostępnego dysku – jedynie 5 GB. Warto zastanowić się jakiej pojemności realnie potrzebujemy. Być może nie ma sensu płacić za dostęp do 1 TB miejsca na dysku dla każdego z naszych pracowników? Brak niemal nieskończenie pojemnego dysku OX App Suite nadrabia przystępną ceną, szybkością i łatwością obsługi.
Które rozwiązanie wybrać?
Jak zwykle odpowiedź na to pytanie zależy od tego, czego oczekujesz od swojego „mobilnego biura”. Musisz zadać sobie pytania: jakie dane najczęściej przetwarzasz, z jakich funkcji chciałbyś korzystać i oczywiście – jakie pieniądze jesteś w stanie przeznaczyć na utrzymanie aplikacji biurowych.
Programy wchodzące w skład pakietu proponowanego przez Microsoft to prawdziwe „kombajny”, które sprawdzą się najlepiej w tych przedsiębiorstwach, w których wymagana jest edycja zaawansowanych treści, np. praca na arkuszach kalkulacyjnych. Dodatkowo Microsoft for Business nie należy do najtańszych, dlatego sprawdzi się przede wszystkim w firmach, które mogą sobie na niego pozwolić.
Niemałej inwestycji wymaga również G Suite. Początkowo szeroki wachlarz proponowanych narzędzi dostępnych w pakiecie może wydawać się kuszący, jednak zanim go wykupimy, warto zastanowić się, czy faktycznie ich potrzebujemy. G Suite sprawdzi się w firmach działających na wielu polach i użytkowników dysponujących pewnym poziomem wiedzy technicznej, którzy będą mogli w pełni skorzystać z tego, za co zapłacili.
Dla użytkowników dysponujących większym budżetem i ceniących sobie wysoką prywatność przechowywanych plików dobrym rozwiązaniem może być Dropbox for Business. Jest on dobry przede wszystkim jako przestrzeń dyskowa, bo oferowane w pakiecie edytory pozostawiają wiele do życzenia.
Mali i średni przedsiębiorcy powinni być w pełni usatysfakcjonowani jakością usług oferowanych przez OX App Suite. Przyjazny użytkownikowi i intuicyjny w obsłudze interfejs pozwala zarządzać pracą całego zespołu z jednego miejsca. Można go łatwo zintegrować z dowolnie wybranymi edytorami i obrandować logo swojego biznesu. Dodatkowo jest z całego zestawienia najtańszy, więc z pewnością nie obciąży budżetu firmy.