Naszym klientom chcemy polecać tylko sprawdzone i dobrze znane nam narzędzia. Takie, z których sami lubimy korzystać i wiemy, że można na nich polegać w codziennej pracy firmy. Dlatego, żeby mieć stuprocentową pewność, że nasze mobilne biuro to naprawdę dobry wybór, przetestowaliśmy je na własnej skórze – i już wiemy, że dobre oprogramowanie potrafi zdecydowanie ułatwić pracę. Jak bardzo? Tego dowiesz się z naszego tekstu o OX App Suite.
Zadania pracowników UTI.PL są bardzo różnorodne: od stałego kontaktu z klientami, przez zarządzanie projektami, aż po organizację spotkań czy wewnętrznych szkoleń dla zespołu. Niezależnie od tego, czym zajmuje się dana osoba, każdy z nas chce dobrze organizować swoją pracę i zarządzać czasem. Dlatego zaprosiliśmy cały zespół do testowania aplikacji OX App Suite i sprawdziliśmy, w jaki sposób oprogramowanie pomogło pracownikom w ich codziennych obowiązkach. Na co zespół zwrócili szczególną uwagę?
Wielozadaniowa poczta
Kiedy prowadzi się korespondencję z klientem, działami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych projektów, kadrami i innymi pracownikami, łatwo którąś z tych wiadomości przeoczyć, zapodziać w skrzynce, czy na nią nie odpowiedzieć. Moduł pocztowy OX App Suite umożliwia podłączenie kilku równolegle działających skrzynek pocztowych od dowolnych dostawców (Gmail, Onet, WP) dla jednego adresu e-mail. Nasi pracownicy, w szczególności dział obsługi klienta, docenili możliwość uporządkowania poczty i niezwykle łatwego zarządzania korespondencją. Jako dodatkową zaletę wskazali możliwość integracji poczty OX z gmailem, dzięki czemu cała korespondencja, którą prowadzili na koncie z adresem @gmail.com, była obsługiwana w tym samym miejscu, w którym korzystali ze swojej skrzynki służbowej.
Funkcjonalny kalendarz i zarządzanie zadaniami
Wiele pochwał ze strony zespołu UTI.PL zebrał kalendarz pozwalający na łatwe planowanie pracy w nadchodzących dniach. Podobnie jak w przypadku skrzynek pocztowych, OX App Suite umożliwia synchronizację kilku kalendarzy i przypisywanie im poszczególnych wydarzeń, zarówno jednorazowych, jak i cyklicznych. Planowane wydarzenia, na przykład spotkania zespołu, można udostępniać wielu użytkownikom, dzięki czemu wszystkie zainteresowane osoby mogą je dodać do swoich kalendarzy.
Niezwykle wygodnym narzędziem zarządzania pracą okazał się być moduł „zadania”, będący w praktyce oprogramowaniem do zarządzania projektami. Dodając poszczególne zadania i udostępniając je wybranym użytkownikom, mogliśmy kontrolować przebieg całego procesu, na przykład tworzenia usługi webowej od etapu pierwszego kontaktu z klientem, aż po zakończenie i wystawienie przez niego opinii.
Proste w obsłudze edytory
OX App Suite obsługuje trzy edytory treści: prezentacji, tekstu i arkuszy kalkulacyjnych. Wszystkie są niezwykle proste w obsłudze i w przeciwieństwie do najpowszechniej stosowanych programów nie „przeładowane” zbędnymi funkcjami. Nasz zespół wykorzystywał je przede wszystkim do tworzenia notatek na spotkaniach, czy prezentacji używanych na szkoleniach wewnętrznych. W związku z tym prostota obsługi i jasny interfejs okazały się być zdecydowanie ważniejsze niż możliwość skorzystania z kilkudziesięciu funkcji, wśród których trzeba szukać tego, czego się naprawdę potrzebuje.
Portal
To narzędzie, które najbardziej przypadło do gustu pracownikom UTI.PL. Portal oferowany przez OX App Suite to personalizowana dla każdego użytkownika platforma, która pokazuje wybrane przez niego informacje. Można do niej dowolnie dodawać i dostosowywać widgety, na przykład skrzynki pocztowej, kalendarza, zadań, czy ostatnio otwieranych plików, albo informacji o zbliżających się urodzinach współpracowników. Bardziej wymagający użytkownicy mogą śledzić na swoim portalu najnowsze aktualizacje z mediów społecznościowych, czy wybranego kanału RSS. Nasi pracownicy najbardziej chwalili sobie, że od razu po otworzeniu portalu widzą, jakie zadania na nich czekają, jakie spotkania mają zaplanowane i ile nowych maili dostali na swoją skrzynkę.
Powiadomienia na ekranie komputera
Dzięki tej drobnej funkcjonalności przegapienie jakiekolwiek nowej aktywności w aplikacji stało się wręcz niemożliwe. OX App Suit po otrzymaniu zezwolenia od użytkownika, wysyła do niego powiadomienia web push o nowych zadaniach, wydarzeniach w kalendarzu lub mailach. Dzięki temu, jak zwracali uwagę nasi pracownicy, nawet pracując w danym momencie z innym programem, można być na bieżąco.
Szyfrowanie danych
W sprawach służbowych jednym z naszych priorytetów jest bezpieczeństwo. Dlatego możliwość szyfrowania dokumentów oraz wysyłanych maili była dla naszego zespołu ogromną zaletą. Dzięki temu, że zarówno poczta, jak i pliki są szyfrowane bezpośrednio na urządzeniu użytkownika i nawet administrator nie ma do nich dostępu, OX App Suite może zagwarantować maksymalne bezpieczeństwo i prywatność wszystkich naszych działań.
Wszystko w jednym miejscu
OX App Suite to aż 9 narzędzi połączonych w jednej aplikacji. W przeciwieństwie do innych mobilnych biur dostępnych na rynku, w ramach OX App Suite wszystkie narzędzia obsługiwane są z poziomu jednego ekranu. Naszym pracownikom szczególnie przypadło do gustu, że mogą poruszać się między kalendarzem, dyskiem, pocztą i kreatorami treści bez konieczności przełączania między kartami, czy oknami przeglądarki. Podobnie, będący częścią OX App Suite OX Drive, który synchronizuje przechowywane pliki w różnych urządzeniach spotkał się z ciepłym przyjęciem.
Zespół UTI.PL docenił też możliwość integracji z dowolnie wybranym urządzeniem, niezależnie od tego, czy ktoś korzysta z windowsa, androida, czy iOSa. Możliwość sięgnięcia do swoich plików, kalendarza i poczty w dowolnym miejscu znacznie ułatwiła naszym pracownikom pracę zdalną – z domu, albo w trakcie wyjazdów służbowych.
Ogólne wrażenie
Opinie naszego zespołu o OX App Suite były jednoznacznie pozytywne. Nasi pracownicy stwierdzili, że największą zaletą aplikacji jest zdecydowane ułatwianie pracy w zespole – umawianie spotkań, wspólna realizacja projektów, udostępnianie plików, czy zadań. Docenili też jasny interfejs, łatwość nawigacji i ogólną przyjazność użytkownikowi, jaką ma mobilne biuro. Już po kilku chwilach każdy był w stanie sprawnie poruszać się w aplikacji i efektywnie z niej korzystać. Dodatkowo zwrócili uwagę na pojemny i prosty w obsłudze dysk, jednak najbardziej zadowoleni byli z funkcji portalu, której nie oferuje żadne z innych dostępnych na rynku biur mobilnych. I chociaż nasz wielki test mobilnego biura się zakończył, wielu naszych pracowników przyznaje, że chętnie będzie dalej korzystać z tej aplikacji zarówno w pracy, jak i po godzinach.
Chcesz się przekonać, w jaki sposób mobilne biuro od UTI.PL może usprawnić pracę Twojej firmy? Wypróbuj je już dziś! Sprawdź propozycję na naszej stronie www lub skontaktuj się z naszym konsultantem, który pomoże Ci wybrać pakiet idealny dla Ciebie i Twojego biznesu.